É uma atividade independente e objetiva de avaliação dos procedimentos de controlo interno e de gestão de riscos nos diversos domínios, designadamente contabilístico, financeiro, informático e de recursos humanos, identificando áreas de risco e apresentando propostas de melhoria, tendo como finalidade dar um contributo para acrescentar e proteger o valor da UC.
Os objetivos prosseguidos pela equipa auditora podem ser:
- Avaliar o grau de eficiência e eficácia das medidas contempladas no Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, Corrupção e Infrações Conexas (PPR);
- Avaliar o cumprimento das normas legais e regulamentares, bem como das deliberações e diretrizes emanadas, designadamente, pelos órgãos de governo, pelos órgãos de tutela inspetiva e de controlo jurisdicional;
- Avaliar a boa gestão de recursos e o nível de serviços assegurados pelas várias unidades e serviços;
- Avaliar o grau de eficiência e eficácia da cobrança das receitas e a eficiência, a eficácia e a economicidade das despesas públicas;
- Identificar oportunidades de melhoria;
- Realizar intervenções em áreas específicas, por decisão do Reitor ou por deliberação do Conselho de Gestão.
Acolhendo e integrando as diretrizes estabelecidas pelo Institute of Internal Auditors (IIA), os princípios fundamentais que orientam a atividade desenvolvida pela equipa auditora do GAPRG são a integridade, a objetividade, a competência, a confidencialidade, orientação para resultados e melhoria contínua.
Tendo em conta as áreas de atividade e respetivos riscos constantes no PPR, em função dos resultados dos dois processos de monitorização que ocorrem ao longo do ano, bem como as fragilidades identificadas em auditorias internas e externas, o GAPRG propõe a realização das respetivas auditorias.
Com vista à decisão das auditorias a integrar no plano de atividades do Gabinete, é ponderada a disponibilidade da equipa, tendo presente as restantes obrigações acometidas, em particular as que têm prazos estabelecidos por lei.
O plano de atividades, em regra, proposto para um biénio, é submetido a aprovação reitoral.
Há um conjunto de atividades e etapas que pode estar presente no âmbito da auditoria interna desenvolvida pelo GAPRG. Enumeram-se as mesmas podendo, em função das matérias ou abrangência, ser necessário efetuar ajustamentos:
- Aquando do início da auditoria é efetuado o seu planeamento e realiza-se um estudo preliminar sobre a área ou atividade a auditar;
- Dependendo da natureza da auditoria poderá ser efetuada uma reunião preparatória entre a equipa auditora e o(s)/a(s) responsável(eis) pela área(s)/atividade(s) envolvida na auditoria, onde se apresenta o âmbito, os objetivos, a metodologia, bem como documentos de referência, podendo ainda ser efetuado um conjunto de questões exploratórias sobre a matéria a auditar, com vista a avaliar o estado de desenvolvimento, evolução e/ou os aspetos mais críticos;
- As auditorias podem ser efetuadas em modo presencial ou remoto, havendo por vezes necessidade de utilizar os dois métodos;
- São recolhidos os elementos necessários para efetuar a avaliação da atividade ou área, elementos esses que podem ser documentos facultados pela área, mapas extraídos dos sistemas de informação, legislação, regulamentos, acordos, procedimentos, entre outros elementos que permitam realizar uma avaliação integrada;
- Na sequência da avaliação dos elementos recolhidos e/ou facultados pela(s) área(s) envolvida(s), podem ser solicitados esclarecimentos ou elementos que se afigurem necessários à formação da opinião da equipa auditora;
- A equipa auditora elabora o projeto de relatório, preparando previamente os mapas de apoio e acompanhamento da auditoria pertinentes e identifica as constatações e recomendações e/ou propostas de melhoria para ultrapassar ou mitigar os riscos identificados;
- Segue-se a solicitação da pronúncia da(s) área(s) envolvida(s) com vista a complementar a informação analisada e sistematizada, incluindo a eventual apresentação de sugestões nas recomendações ou propostas de melhoria integradas no relatório. Salienta-se que o envolvimento da(s) área(s) envolvida(s) na construção das recomendações ou propostas de melhoria visa maximizar a eficácia da implementação das medidas;
- Uma vez ponderadas e integradas as informações prestadas nesta fase pela(s) área(s) envolvida(s), procede-se à elaboração da versão definitiva do relatório, que é submetida a apreciação e deliberação do Conselho de Gestão;
- Após emissão de decisão sobre o relatório da auditoria, o GAPRG assegura a comunicação à(s) área(s) envolvida(s), com vista à implementação da(s) recomendação(ões);
- Dado que este é um processo dinâmico, na sequência da auditoria, pode ser necessário proceder à revisão da matriz de risco que integra o PPR no que concerne aos riscos, respetiva graduação e medidas a implementar. Por outro lado, o resultado das monitorizações do Plano (PPR), pode determinar a tempestividade do acompanhamento da auditoria para avaliar o grau de implementação das recomendações emitidas no contexto da auditoria.
É determinante a prestação de informação clara, transparente e factualmente detalhada para permitir que a formação da opinião e conclusões da auditoria são pertinentes e adequadas à realidade da UC.
A apresentação de todos os elementos solicitados pela equipa auditora, incluindo as evidências das situações descritas é uma prática muito útil para a otimização do processo de auditoria, nomeadamente o tempo dedicado pela UC à sua realização, no que concerne à equipa auditora e à(s) área(s) envolvida(s).
Em suma, a colaboração e disponibilidade da(s) área(s) envolvida(s) pode determinar a boa prossecução da auditoria, sendo um fator determinante para assegurar que as auditorias internas contribuem para acrescentar e proteger o valor da UC.