Episódio #8 - Divisão de Projetos e Atividades

Há cerca de uma década em funcionamento, a Divisão de Projetos e Atividades (DPA) da Universidade de Coimbra (UC) foca grande parte da sua atividade no apoio à gestão económica e financeira de projetos financiados da comunidade UC, durante todo o seu tempo de vida. Traçando o seu caminho lado a lado com a Divisão de Apoio e Promoção da Investigação (DAPI), juntas integram o Serviço de Promoção e Gestão da Investigação (SPGI) e contribuem, todos os dias, para que a Universidade seja capaz de continuar a captar, a assegurar e a cumprir todos os projetos financiados que acolhe. Fomos até ao Edifício da Faculdade de Medicina, no Polo I, para conhecer a equipa da Divisão de Projetos e Atividades e descobrir de que forma se assegura o cumprimento orçamental das atividades em execução, sobretudo na atualidade, marcada pelo aumento do número de projetos financiados e pela complexidade dos programas financiadores.

Sendo a investigação um dos pilares estratégicos da Universidade de Coimbra, a ação, o acompanhamento e a monitorização desta área estratégica é crucial. Para dar resposta a esta necessidade de intervenção constante, nasceu o Serviço de Promoção e Gestão da Investigação, que “resulta de uma ideia de que a angariação de financiamento não pode ser dissociada da forma como esse financiamento vai ser executado”, explica a diretora do Serviço, Helena Mendes. A missão deste serviço prende-se com a angariação de financiamento, com o acompanhamento de projetos e com a execução de financiamento. Face a esta missão tripartida, à diversidade e à exigência dos diversos programas financiadores, o Serviço de Promoção e Gestão da Investigação reparte-se em duas estruturas: a Divisão de Apoio e Promoção da Investigação e a Divisão de Projetos e Atividades. Cada uma assume o acompanhamento dos projetos da Universidade em diferentes fases: a DAPI abre o caminho para que o financiamento possa chegar à UC, enquanto que a DPA contribui para a execução dos projetos conquistados pela nossa Universidade.

Neste momento, são 34 as pessoas envolvidas na gestão de projetos na Divisão de Projetos e Atividades da Universidade de Coimbra, prestando apoio na “gestão administrativa, económica e financeira de projetos e atividades da UC”, explica o chefe da Divisão, Alexandre Leal. São as/os técnicas/os superiores (que assumem a gestão de projetos), as assistentes técnicas (que apoiam na preparação da documentação para as entidades financiadoras) e as/os estagiárias/os (que estão na divisão a complementar a sua formação e iniciar a sua vida profissional) que, em diferentes níveis, acompanham órgãos de gestão, docentes e investigadores/as da Universidade e as entidades financiadoras, quer para monitorizar os projetos e atividades, quer para realizar a prestação de contas. Criada há cerca de uma década para potenciar “um maior envolvimento na execução dos projetos e atividades que acontecem na UC”, conta o responsável, a DPA nasceu para prestar um apoio técnico especializado aos projetos de investigação financiados.

Atualmente, estão em execução cerca de 900 projetos e atividades na Universidade de Coimbra. Este universo de iniciativas em curso é principalmente marcado por projetos de investigação, que representam a maior percentagem de projetos correntes, aos quais se acrescentam projetos de mobilidade, de cooperação internacional e de modernização administrativa, mas estão também em curso outras atividades, como eventos, congressos ou prestações de serviço. Os projetos em execução correspondem a um valor global de cerca de 280 milhões de euros, valor total que está distribuído pelos anos em que os projetos têm a sua execução. A este volume de trabalho, juntam-se ainda cerca de 1 100 projetos que estão na fase de encerramento, processo que envolve o respetivo cálculo e distribuição de overheads e outros valores. Cada um destes projetos em curso e em fim de vida conta com o apoio especializado da equipa da Divisão de Projetos e Atividades, que prepara e responde às exigências de cada financiamento no que diz respeito à execução orçamental e à prestação de contas. A Divisão acompanha também processos de recrutamento através de bolsas de investigação, sendo responsável pela sua gestão e instrução, desde a fase de publicação do edital até à celebração do contrato (esta última fase está internamente em processo de alteração).

A grande quantidade de projetos atualmente em curso traz, claro, inúmeros desafios. A “especialização da equipa por tipologias” é, desde logo, um grande desafio, explica Alexandre Leal. Esta necessidade começa já a tomar forma na Divisão de Projetos e Atividades, mas é fundamental que “as pessoas possam ter um domínio cada vez maior das várias áreas que gerem e dos programas de financiamento que acabam por acompanhar”, acrescenta o coordenador da Divisão. Ao dar resposta a esta especialização, várias outras dinâmicas da DPA beneficiarão também desta atualização, começando pela diminuição do volume da carteira que cada gestor/a de projeto tem atualmente. Este trabalho especializado tem como objetivo promover um acompanhamento de proximidade junto das/os investigadoras/es responsáveis e das equipas de projetos e atividades, dando resposta ao que está previsto no Plano Estratégico e no Plano de Ação da UC. A par da especialização, também a simplificação de procedimentos se tem afirmado como desafiante, especialmente para responder a todos os procedimentos com maior celeridade. Para Alexandre Leal, este é “o caminho que precisamos de fazer para melhorar a resposta, para uma ação mais rápida e mais eficiente”.

E é “sempre em crescimento” que se perspetiva o futuro da Divisão de Projetos e Atividades, partilha o chefe da Divisão. Um desenvolvimento que se faz para acompanhar o volume crescente de financiamento que a Universidade de Coimbra tem vindo a conquistar através de programas e entidades nacionais e internacionais como a Fundação para a Ciência e a Tecnologia, a Agência Nacional de Inovação, a Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional do Centro, a Agência para a Modernização Administrativa ou a Comissão Europeia, nos quais se incluem, por exemplo, o ERASMUS+, o European Research Council ou as Marie Skłodowska-Curie Actions. Neste caminho de evolução, onde as exigências são cada vez maiores e mais regulares, a proximidade entre a equipa da DPA e as equipas dos projetos financiados é uma peça fundamental para a concretização da investigação e para que o conhecimento circule não apenas na Universidade de Coimbra, mas que esteja também ao serviço de toda a sociedade.

Produção e Edição de Conteúdos: Catarina Ribeiro e Inês Coelho, DCOM

Imagem e Edição de Vídeo: Marta Costa, DCOM

Edição de Imagem: Sara Baptista, NMAR

^{Publicado a 29.11.2021}